Gestión documental

El ámbito de la gestión documental dentro del entorno SAP está adquiriendo siempre mayor peso. El número de administraciones públicas y empresas privadas que apuestan, para su plataforma de gestión documental, en la tecnología SAP está teniendo mayor peso.

REALTECH ha apostado desde el principio en esta tecnología y ha sido una de las primeras consultoras en implantar la solución SAP RM a gran escala.

Las empresas necesitan una correcta y ágil gestión de expedientes para operar y ofrecer servicios a sus respectivos clientes y ciudadanos.

El uso de expediente proporciona el apoyo legal y administrativo a sus empresas.

La solución de gestión de expedientes denominada SAP Record Management proporciona una herramienta de gestión de expediente integrada dentro del proceso de negocio de SAP. La solución permite gestionar documentos y expedientes de forma electrónica con la ventaja de una automatización de los procesos de negocio implementados en la plataforma SAP.

La gestión del flujo de información y de trabajo es implementada a través de SAP Business Workflow, utilizando circuitos predefinidos o implementados ad-hoc.

Utilizando SAP Records Management, se simplifica de forma sensisble la gestión de expedientes:

• Proporcionar un único punto de acceso de toda la información, especialmente a las de expedientes

• Mejorar la eficiencia y la transparencia de los procesos de negocio

• Integrar Servicios Internet públicos y corporativos que accedan directamente a los servicios de SAP RM

• Gestionar Expedientes Electrónicos y físicos en un sistema

• Gestionar Business Objects con su imagen escaneada (factura, pedido, ect)

• Posibilidad de firmar documentos a través de páginas WEB o a través del portal

REALTECH tiene una amplia y probada experiencia en implementación de proyectos SAP RM y de Case Management.

La suite de aplicaciones Microsoft Office tiene una gran importancia en el uso de empresa.

Muchas comunicaciones de negocio se realizan a través de correo electrónico y en muchos de los casos se usa Microsoft Outlook. Una vez que el correo sea recibido, la transacción de negocio es realizada manualmente en el sistema de backend. En muchos casos el sistema de backend mismo es un sistema SAP. De forma similar Microsoft Excel es otra aplicación que se utiliza de forma extendida para tratar datos descargados de SAP en forma offline.

Sería una gran ventaja si fuera posible efectuar una transacción en un sistema de backend a partir de una hoja Excel utilizando los datos contenidos en la hoja Excel misma.

Dentro de la estrategia ESA (Enterprise Service Architecture) SAP está publicando muchos de sus procesos de negocios como Enterprise Services. De esta forma, SAP ha hecho extremadamente simple ejecutar estas transacciones desde cualquier aplicación. Cualquier aplicación externa puede realizar una llamada a un web service para ejecutar los procesos de negocios.

Según la tecnología de formularios desarrollada por REALTECH la lógica de la llamada web service está incluida dentro del documento mismo y no necesita ninguna instalación por parte del cliente.

Somos capaces de ofrecer con nuestra tecnología formularios a medida en cuaquier MS Office que sean capaces de interactuar con SAP tanto en bajada (SAP/MS Office) como en subida (MS Office/SAP).

Muchas de las aplicaciones de negocio necesitan la generación de documentos MS Office a partir de unas plantillas predeterminadas y cuyos campos variables son rellenados a apartir de los datos de negocio presentes en el sistema SAP.

Las antiguas tecnologías permitían realizar esta operación a través de protocolo OLE (Object Link Embedding). Las ventajas en el uso de esta tecnología son las siguientes:

• Imposibilidad de generar formularios en procesos batch
• Lentitud en la generación de formularios

REALTECH ha implementado con éxito en varios clientes generaciones de formularios MS Office basada en la tecnología Micorsoft WordML (World Markup Language).

El uso de esta tecnología ha permitido reducir en un cliente los tiempos de generación de un formulario de 20 minutos a solo dos segundos.

El uso de esta tecnología permite además generar formularios en procesos de fondo o en casos donde la SAPGui no esté disponible (por ejemplo ITS o aplicaciones WEB).

El uso extensivo de certificados como documento electrónico de identidad en SAP tiene principalmente dos funcionalidades:

• Uso del certificado para autentificación: el certificado se puede utilizar para autenticar en un sistema SAP a través de la SAP Gui o a través de una aplicación WEB implementada con una de las tecnologías disponibles en SAP (ITS, BSP, WebDynpro, J2EE)

• Uso del certificado para certificar una acción o firmar un docuemtno con un valor legal

El área de deasarrollo REALTECH tiene una amplia experiencia en el uso del certificado con las dos funcionalidades.